Порядок удержания неизрасходованного аванса, выданного под отчет работнику

Работнику организации были выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы. По возвращении из командировки работник сдал авансовый отчет по форме № АО-1. На лицевой стороне этой формы указываются суммы: итого получено, израсходовано, остаток. Авансовый отчет подписывает работник и утверждает руководитель организации. Если работник не полностью израсходовал аванс, вправе ли бухгалтерия на основании этого авансового отчета удержать неизрасходованную сумму из заработной платы работника?

Порядок получения работником наличных денежных средств под отчет и подтверждения расходования работником денежных средств установлен
Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение).

Работник по возвращении из командировки в срок, не превышающий трех рабочих со дня выхода на работу, обязан предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения).

Авансовый отчет составляется по форме № АО-1. Форма авансового отчета и указания по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Согласно указаниям на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

Поскольку работник при заполнении авансового отчета подписывает оборотную сторону, на которой выводится итоговая сумма израсходованных им средств, то на этот момент работнику уже известна сумма неизрасходованных им денежных средств, которую он обязан сдать в кассу по приходному кассовому ордеру. Если работник по какой-либо причине не может вернуть неизрасходованный аванс в срок, установленный для предоставления авансового отчета, то ему следует написать заявление на имя руководителя с просьбой удержать неизрасходованную сумму аванса из его заработной платы.

Если работник не написал такое заявление, то удержать неизрасходованный остаток по выданному ему авансу только на основании авансового отчета нельзя, так как работник своей подписью на оборотной стороне авансового отчета подтверждает лишь понесенные им расходы.

В данном случае следует руководствоваться нормами статьи 137 Трудового кодекса РФ. Согласно абз. 3 ч. 2 и ч. 3 указанной статьи работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Указанное решение должно быть оформлено приказом (распоряжением) руководителя. При этом, как указано в письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, на удержание сумм из заработной платы работника, следует получить его письменное согласие.

Согласно ст. 138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов. Исключение составляют случаи, когда работник в заявлении на удержание укажет конкретную сумму, которую просит удержать из его заработной платы за конкретный месяц (месяцы).