Приобретение материалов у населения: как оформить документы

Для производственных нужд организация закупает посевной материал у населения за наличный расчет. Как правильно оформить документы для расходов?

В данном случае организации необходимо оформить два документа:

- закупочный акт, подтверждающий приобретение посевного материала и его оплату;

- документ об оприходовании (принятии к учету) закупленных материалов.

Форму закупочного акта организация может разработать самостоятельно. Также можно использовать унифицированную форму закупочного акта № ОП-5, утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

В акте обязательно должны быть указаны сведения о продавце (паспортные данные, место регистрации по паспорту), приобретенных материалах, а также сумме оплаты. В акте продавец расписывается за полученные денежные средства, а покупатель за полученный товар. Первый экземпляр закупочного акта остается у организации-покупателя. Его утверждает руководитель организации. Второй экземпляр акта передается продавцу.

Оформленный и подписанный закупочный прилагается к авансовому отчету подотчетного лица и служит основанием для списания с него подотчетной суммы.

На основании закупочного акта организация составляет приходный ордер (форма М-4) о принятии к учету приобретенных материалов (п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Типовая межотраслевая форма М-4 утверждена постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.

Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад на фактически принятое количество ценностей.