Дебиторская задолженность относится к активам организации.
Как объект бухгалтерского учета дебиторская задолженность – это денежная оценка суммы долга дебиторов (должников) перед организацией (кредитором).
Дебиторская задолженность учитывается на активно-пассивных счетах учета расчетов: 60 (авансы выданные), 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76.
Установлены следующие правила отражения в бухгалтерской отчетности дебиторской задолженности:
1. Не допускается зачет между статьями активов и пассивов (п. 34 ПБУ 4/99). Например, на отчетную дату свернутое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» составляет 50 тыс. руб. При этом задолженность организации перед работником Иванов по утвержденному руководителем авансовому отчету по командировочным расходам составляет 10 тыс. руб. В бухгалтерском балансе на отчетную дату:
- в составе дебиторской задолженности (стр. 1230) отражена задолженность работников перед организацией по выданным под отчет этим работникам авансам в размере 60 тыс. руб.;
- в составе кредиторской задолженности (стр. 1520) отражена задолженность организации перед своим работником в сумме 10 тыс. руб.
2. В случае выдачи авансов и предварительной оплаты работ, услуг и пр., связанных с приобретением (изготовлением, строительством) объектов (имущества, неимущественных прав), которые в последующем будут приняты к бухгалтерскому учету в составе внеообортных активов, суммы выданных авансов и предварительной оплаты отражаются в бухгалтерском балансе в разделе I "Внеоборотные активы" (см. письмо Минфина РФ от 11.04.2011 № 07-02-06/42).
3. Дебиторская задолженность, выраженная в иностранной валюте (в том числе подлежащая оплате в рублях), для отражения в бухгалтерской отчетности пересчитывается в рубли по курсу, действующему на отчетную дату (п. п. 1, 5, 7, 8 ПБУ 3/2006).
Исключение составляет дебиторская задолженность, возникшая в результате перечисления контрагентам аванса, предоплаты или задатка. Такая задолженность показывается в бухгалтерской отчетности по курсу, действующему на дату перечисления денежных средств (п. п. 9, 10 ПБУ 3/2006).
4. В случае перечисления организацией оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) дебиторская задолженность отражается в бухгалтерском балансе в оценке за минусом суммы НДС, подлежащей вычету (принятой к вычету) в соответствии с налоговым законодательством (см. приложение к письму Минфина РФ от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Например, в соответствии с условиями договора организация перечислила поставщику аванс в размере 118 000 руб. (Дебет 60 Кредит 51). На основании счета-фактуры поставщика организация приняла к вычету уплаченный в сумме аванса НДС в размере 18 000 руб. (Дт 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» Кредит 76, субсчет «НДС с авансов выданных»). На отчетную дату товары от поставщика получены не были. В бухгалтерском балансе организация отразила по строке 1230 дебиторскую задолженность поставщика в размере 100 тыс. руб. (118 000 – 18 000).
5. В бухгалтерском балансе данные о дебиторской задолженности за проданные товары, продукцию, выполненные работы и оказанные услуги отражаются в случае их существенности обособленно от сумм, перечисленных организацией в соответствии с договорами авансов (предоплаты) (см. письмо Минфина РФ от 27.01.2012 № 07-02-18/01).
6. Штрафы, пени и неустойки, признанные должником или по которым получены решения суда об их взыскании, относятся в прочие доходы и до их получения отражаются в бухгалтерском балансе в составе дебиторской задолженности по стр. 1230 (п. 76 ПВБУ № 34н).
7. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству в прочие расходы либо за счет резерва сомнительных долгов (если такой резерв под данное обязательство был образован) на основании (п. 77 ПВБУ № 34н):
- данных проведенной инвентаризации;
- письменного обоснования;
- (и) приказа (распоряжения) руководителя организации.
8. Списанная вследствие неплатежеспособности должника дебиторская задолженность учитывается на забалансовом счете 007 в течение 5 лет с момента списания (п. 77 ПВБУ № 34н).
