Министерство финансов России выпустило документ за номером ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков». Документ размещен на сайте Минфина www.minfin.ru в разделе «Бухгалтерский учет и отчетность» – «Обобщение практики применения законодательства».
В документе Минфина изложены нормы Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) и Налогового кодекса РФ по общим вопросам документооборота.
Так, согласно закону № 402-ФЗ:
- первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
- хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;
- требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета;
- если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", они сами организуют хранение документов бухгалтерского учета.
Примечание «НВ»
В соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней. Согласно п. 5.2.6 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590, таким органом является Министерство культуры РФ. Сроки хранения документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены разделом 4 (подраздел 4.1) перечня, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
*конец примечания*
В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет (если иное не предусмотрено Налоговым кодексом) обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов:
- необходимых для исчисления и уплаты налогов;
- подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей);
- подтверждающих уплату (удержание) налогов.
На заметку
В письме ФНС России от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@ отмечено, что в силу закона № 402-ФЗ организация обязана обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В документе № ПЗ-13/2015 Минфин разъясняет, что хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации - налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом - налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом).
Примечание «НВ»
Налогоплательщик - участник регионального инвестиционного проекта обязан обеспечивать в течение шести лет сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК РФ).
Журнал учета счетов-фактур, а также прилагаемые к нему документы, в том числе счета-фактуры, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п.п. 13, 15 раздела II приложения № 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 раздела II приложения № 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 раздела II приложения № 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
*конец примечания*
В соответствии с пп. 4 п. 3 ст. 21 закона № 402-ФЗ федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета.
Согласно п. 1 ст. 30 закона № 402-ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных стандартов применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные до дня вступления в силу закона № 402-ФЗ, то есть до 01.01.2013 г.
В связи с тем, что до сих пор не принято ни одного федерального стандарта, в документе Минфина № ПЗ-13/2015 указаны нормативные документы, которые следует применять для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. К этим документам относятся:
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Примечание «НВ»
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, организация обязана по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
*конец примечания*
Обратите внимание!
Истребуемые налоговым органом документы могут быть направлены в налоговый орган в электронном виде только в случаях, когда ФНС утверждены электронные форматы этих документов (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, то представление документа в налоговый орган производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).
В настоящее время приказами ФНС России утверждены электронные форматы:
- товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@);
- счета-фактуры (приказ от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@).
