Подотчетное лицо – работник предприятия, получивший денежные средства под отчет для осуществления целевых расходов в интересах предприятия, выдавшего денежные средства (подотчетную сумму).
Планом счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н) для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен балансовый счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется проводками:
Дебет 71 Кредит 50-1 – выдача наличных денежных средств из кассы;
Дебет 71 Кредит 51 – перечисление подотчетной суммы на лицевой (карточный) счет работника в банке;
Дебет 71 Кредит 55, субсчет «Карточный счет» - выдача подотчетному лицу корпоративной карты.
Примечание. Выдачу работнику корпоративной карты следует оформить соответствующим документом (распиской, расходным или мемориальным ордером, в специальном журнале выдачи и возврата корпоративных карт или др.) и отразить за балансом на счете 006 или ином забалансовом счете, предусмотренном рабочим планом счетов для учета пластиковых карт.
На основании авансового отчета работника (форма № АО-1) на израсходованные им суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов: Дебет 10, 20, 26, 44, 76, др. Кредит 71.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
