Обязательные случаи проведения инвентаризации активов и обязательств организации установлены пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). В частности, обязательным является проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). При этом инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года. В организациях, распложенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьшего остатка.
Порядок проведения инвентаризаций регулируется:
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49;
- п.п. 21 – 35 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
Унифицированные формы, которые используются для назначения и проведения инвентаризации, а также для оформления ее результатов, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Назначение инвентаризации оформляется приказом (ИНВ-22), который подлежит регистрации в журнале (ИНВ-23). В ходе инвентаризации члены комиссии и материально ответственные лица заполняют соответсвующие описи и акты. При обнаружении расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости (ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для материально-производственных запасов). Результаты инвентаризации, а также предложения об урегулировании выявленных расхождений оформляются протоколом инвентаризационной комиссии.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования, в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться:
- документы, подтверждающие обращение в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач и решения этих органов;
- заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.
Протокол инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации. На основании протокола составляется бухгалтерская справка для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете организации.
Согласно п. 4 ст. 11 № 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
