Прочитала в Путеводителе в «Консультанте», что если неиспользованный остаток денежных средств, выданных под отчет в отчетном периоде, возвращен в том же отчетном периоде, то в Отчете о движении денежных средств выданная и возвращенная суммы показываются свернуто, т.е. указывается только израсходованная подотчетным лицом сумма. У нас в организации подотчетники часто возвращают мелкие неизрасходованные суммы (как правило, от 10 до 200 руб.). Кроме этого, часть неизрасходованных подотчетными лицами сумм мы удерживаем из их заработной платы. Как нам «сворачивать» эти денежные потоки?
В случаях, когда неизрасходованные подотчетными лицами суммы удерживаются из заработной платы (Дебет 70 Кредит 71), движения денежных средств не происходит, поэтому указанная операция не должна вообще отражаться в Отчете о движении денежных средств.
Согласно п. 17 ПБУ 23/2011 денежные потоки отражаются свернуто в случаях, когда они отличаются:
- быстрым оборотом;
- большими суммами;
- (и) короткими сроками возврата.
При расчетах с подотчетными лицами под большими суммами следует понимать возвращенные суммы, которые являются существенными по отношению:
а) к суммам, выданным под отчет в целом за отчетный период и к поступлениям денежных средств от соответствующих операций;
б) к суммам, выданным под отчет в целом за отчетный период и к платежам денежных средств по соответствующим операциям.
Рассмотрим примеры с условием, что бухгалтерской учетной политикой организации установлен количественный критерий существенности показателя на уровне 5%.
Пример 1
За отчетный год организация выдала под отчет своим работникам 500 000 руб. (Дебет 71 Кредит 50), из них возвращены в кассу неизрасходованные суммы в размере 20 000 руб. (Дебет 50 Кредит 71), что составляет 4% от общей суммы выданных под отчет денежных средств. Указанная сумма не является существенной по отношению к суммам выданным, поэтому ее можно не сворачивать.
Пример 2
За отчетный год организация выдала под отчет своим работникам 500 000 руб. (Дебет 71 Кредит 50), из них возвращены в кассу неизрасходованные суммы в размере 100 000 руб. (Дебет 50 Кредит 71), что составляет 20% от общей суммы выданных под отчет денежных средств.
Поскольку возвращенная сумма по отношению к суммам выданным является существенной, то далее проверим этот показатель на существенность по отношению к поступлениям по текущим операциям в целом. Всего поступления денежных средств за отчетный год по текущим операциям составили 10 млн. руб. По отношению к поступлениям сумма возвратов составляет 1%, то есть является несущественной.
Далее проверим на существенность показатель возвращенных сумм по отношению к платежам. Это надо сделать для того, чтобы исключить из платежей существенную сумму, которая фактически не стала платежом в связи с возвратом в кассу. В рассматриваемом примере сумма платежей за отчетный год составила 6 млн. руб. Сумма возвратов по отношению к платежам составляет 1,6%, то есть является несущественной.
Таким образом, возврат подотчетными лицами неизрасходованных сумм в кассу организации можно отразить по строке 4119 «Прочие поступления».
