Ответственность за нарушение порядка выдачи денег под отчет

В соответствии с п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег. Будут ли применяться к нашей организации санкции за нарушение кассовой дисциплины, если мы выдаем деньги под отчет директору, который не отчитался за ранее полученные под отчет суммы?

Расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам относятся к кассовым операциям. Согласно п. 4.4 Положения № 373-П денежные средства выдаются работнику под отчет по расходному кассовому ордеру на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы.

 Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность, установленную ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Указанной статьей предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. в случаях:

- осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

- несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств;

- накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Таким образом, выдача денежных средств подотчетному лицу, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, не является административным правонарушением.

 Если выдача денежных средств под отчет определенным работникам, не отчитавшимся за предыдущие авансы, носит систематический характер, то это может рассматриваться налоговыми органами как искусственное сокрытие «перелимита» остатка кассы, что влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В таком случае отсутствие факта административного правонарушения придется доказывать в суде.

 В деле, рассмотренном ФАС Дальневосточного округа, основанием для привлечения общества к административной ответственности послужила выявленная налоговым органом в ходе проверки деятельности Общества по вопросу полноты оприходования выручки и соблюдения порядка ведения кассовых операций систематическая выдача руководителю общества денежных средств из кассы предприятия под отчет без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу предприятия, что было квалифицировано налоговым органом как уклонение от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

Как указал суд в постановлении от 16.07.2010 № Ф03-4472/2010, норма ст. 15.1 КоАП РФ в качестве обязательного признака состава правонарушения предусматривает наличие у этих денежных средств статуса "свободных денежных средств". Соответствующий статус денежные средства сохраняют до момента выдачи их под отчет уполномоченному лицу на хозяйственно-операционные расходы.

Кроме этого, денежные средства, поступающие под отчет должностному лицу, впоследствии сдавались в кассу предприятия для расчета с работниками (заработная плата) и для сдачи в банк. В этой связи суд счел неподтвержденным материалами дела довод инспекции об оформлении обществом кассовых операций с целью уклонения от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

По мнению суда, хозяйственная операция, заключающаяся в выдаче наличных денежных средств под отчет материально-ответственному лицу на хозяйственно-операционные расходы, которое не представило отчет по ранее выданному ему авансу, нарушает порядок выдачи наличных денежных средств, а не порядок ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена.

Аналогичные судебные решения приняты ФАС Западно-Сибирского округа от 05.02.2009 № Ф04-491/2009, ФАС Поволжского округа от 23.12.2008 № А12-14717/2008.

При этом Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 счел правомерным административное наказание по ч. 1 ст. 15 КоАП РФ за правонарушение, выразившееся в выдаче денежных средств под отчет по расходным кассовым ордерам без письменных заявлений подотчетных лиц, а также работникам, не отчитавшимся за ранее полученные под отчет денежные средства.