Согласно пп.11 п. 1 ст. 264 НКРФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
В частности, к расходам на содержание автотранспортных средств относятся расходы на ГСМ.
И в бухгалтерском, и в налоговом учете расходы признаются на основании оправдательных документов. Порядок документального оформления хозяйственных операций, правила документооборота организации устанавливают в учетной политике.
Документами, подтверждающими расход топлива, являются:
а) документы на приобретение топлива:
- накладные АЗС с приложением расшифровок – документов, содержащих сведения о количестве и марках бензина (дизтоплива), залитого в баки конкретных автомобилей;
- (или) авансовые отчеты водителей с приложением документов на приобретение и оплату ГСМ;
б) документы на фактическое потребление ГСМ:
- путевые листы;
- (или) разъездные ведомости;
в) документы на списание ГСМ в расходы:
- расчет нормативного потребления ГСМ в зависимости от пробега по каждому автомобилю исходя из норм, утвержденных приказом руководителя;
- акт на списание в расходы общего количества ГСМ за месяц, который составляется на основании вышеуказанного расчета.
В случаях, когда водитель допустил пережог (сверхнормативное потребление ГСМ), он пишет служебную записку (объяснительную) на имя руководителя организации. Руководитель принимает решение либо о списании сверхнормативного количества в расходы (если пережог обоснован), либо о необходимости возмещения водителем сверхнормативных затрат ГСМ.
При утверждении норм расходования топлива автотранспортные предприятия руководствуются методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (введены в действие в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).
Другие организации устанавливают нормы исходя из технических характеристик автотранспортных средств, информации из руководства по эксплуатации транспортного средства, результатов проведенных испытаний (контрольных замеров). При этом организации, не относящиеся к автотранспортным предприятиям, при разработке приказа могут применять вышеуказанные методические рекомендации № АМ-23-р.
В письме Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 говорится о том, что организация, не являющаяся автотранспортной, не обязана использовать методические рекомендации № АМ-23-р. Более того, считают чиновники, организация может не нормировать рассматриваемые расходы, а учитывать их в полном объеме. Однако, такой подход является весьма сомнительным с точки зрения внутреннего контроля на предприятии. Отсутствие утвержденных норм расхода ГСМ неизбежно приведет к экономическим потерям и злоупотреблениям со стороны подотчетных лиц.
