В соответствии с пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам независимо от места проведения мероприятий относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание:
- представителей других организаций и официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлен перечень представительских расходов:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
- транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Как указано в письме Минфина РФ от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004, конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями Налогового кодекса не регламентирован. Однако следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены.
В письме МНС РФ от 16.08.2004 № 02-5-10/51 разъяснено, что при вручении во время официального приема в соответствии с обычаем делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, сувенирной продукции с символикой организации ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль может рассматриваться в качестве представительских расходов и подлежит нормированию в установленном для этой категории расходов порядке.
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ также установлен предельный размер представительских расходов, а именно: в течение отчетного (налогового) периода – не более 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Датой признания представительских расходов являются:
1) при оплате расходов наличными денежными средствами – дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272);
2) при безналичных расчетах: оплата услуг (работ) сторонних организаций – по выбору налогоплательщика, закрепленному в налоговой учетной политике (пп. 3 п. 7 ст. 272):
- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
- (или) дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
- (или) последнее число отчетного (налогового) периода.
В письмах Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 названы документы, служащие основанием для признания представительских расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль:
- отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации;
- первичные документы, подтверждающие расходы, перечисленные в отчете;
- из отчета должно следовать, что приобретенные товары, работы, услуги использованы организацией при проведении представительских мероприятий.
Порядок оформления представительских расходов следует закрепить в локальном стандарте предприятия (в отдельном документе, либо в составе учетной политики).
Для подтверждения представительских расходов рекомендуем оформлять следующие документы:
1. Приказ о проведении мероприятия с приложениями:
- программа (тема/цель встречи, перечень участников, повестка дня, лицо/лица, ответственное за организацию проведения мероприятия);
- смета расходов (материальное обеспечение представительского мероприятия).
2. Отчет ответственного лица:
- список участников, прибывших на мероприятие;
- фактически проведенные мероприятия из повестки дня;
- перечень затрат (наименование, дата и номер документа, сумма);
- итоговая сумма расходов.
3. Акт на списание расходов (подписывает назначенная комиссия, утверждает руководитель организации).
