1. Ведется на бумажных носителях или в электронном виде за каждый налоговый период.
2. Состоит из 2-х частей: часть 1 «Выставленные счета-фактуры», часть 2 «Полученные счета-фактуры».
3. Ведут только часть 1 Журнала в тех налоговых периодах, когда были выставлены счета-фактуры:
а) налогоплательщики по п.5 ст. 170:
5. Банки, страховые организации, негосударственные пенсионные фонды имеют право включать в затраты, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, суммы налога, уплаченные поставщикам по приобретаемым товарам (работам, услугам). При этом вся сумма налога, полученная ими по операциям, подлежащим налогообложению, подлежит уплате в бюджет.
б) налоговые агенты, не являющиеся плательщиками НДС.
4. Налогоплательщики (в т.ч. освобожденные по ст. 145, 145.1, 149)
при отсутствии в налоговом периоде выставленных счетов-фактур в части 1 Журнала графы не заполняют
(аналогично) при отсутствии в налоговом периоде полученных счетов-фактур в части 2 Журнала графы не заполняют.
При этом заполняют строки Журнала (наименование, ИНН/КПП, налоговый период).
5. Единая регистрация в хронологическом порядке всех счетов-фактур (первичных, корректировочных исправленных), составленных на бумажных носителях и в электронном виде:
- выставленных – по дате выставления;
- составленных налогоплательщиками и налоговыми агентами (без передачи контрагентам) – по дате составления (исправления);
- полученных – по дате получения.
6. Если счет-фактура отправлен по ТКС, то:
а) продавец регистрирует эту счет-фактуру в части 1 Журнала только при получении извещения от покупателя о получении счета-фактуры. При этом регистрация счета-фактуры в Журнале (графа 2) производится по дате поступления файла счета-фактуры, указанной в подтверждении оператора;
б) покупатель регистрирует поступивший счет-фактуру в части 2 Журнала по дате направления оператором файла счета-фактуры, указанной в подтверждении оператора при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры, подтвержденного оператором.
7. Если счет-фактура составляется в 1 экз., то графа 2 части 1 Журнала не заполняется, а дату составления счета-фактуры указывают только в графе 6 части 1 Журнала:
- налогоплательщики по ст. 162;
- налогоплательщики по пп.2 и 3 п.1 ст. 146;
- налоговые агенты по п.2 и п.3 ст. 161 (покупатели у иностранных продавцов; арендаторы госимущества; покупатели госимущества).
8. Графа 3 «Код способа выставления» части 1 и части 2 Журнала:
1 – на бумажном носителе;
2 – в электронном виде.
9. Графа 4 «Код вида операции» части 1 и части 2 Журнала:
сейчас – коды, рекомендованные ФНС: письмо от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1657@.
Если в счете-фактуре отражается несколько операций, то коды указывают через разделительный знак.
10. Дата составления
графа 6 части 1 и части 2 Журнала:
указывают дату из строки 1 счета-фактуры;
графа 8 части 1 и части 2 Журнала:
указывают дату из строки 1 корректировочного счета-фактуры; при этом в графах 5 и 6 указывают номер и дату счета-фактуры из строки 1б корректировочного счета-фактуры;
графа 10 части 1 и части 2 Журнала:
указывают дату исправления – из строки 1а счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры).
11. Графы 14 (стоимость всего), 15 (в т.ч. НДС) части 1 и части 2 Журнала:
не заполняются при выставлении корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры).
12. Особенности заполнения граф 15, 18, 19 части 1 и части 2 Журнала (сумма НДС и разница НДС по корректировке):
- если операции не облагаются по ст. 149, 145, 145.1 – следует написать «без НДС»;
- если в счете-фактуре отражены операции, облагаемые по разным налоговым ставкам, то указывают итоговую сумму НДС.
13. В части 1 Журнала должны быть также зарегистрированы счета-фактуры:
а) по операциям, не облагаемым по ст. 149;
б) по операциям, не облагаемым по ст. 145 и ст. 145.1;
в) при возврате покупателем товаров продавцу;
г) при получении аванса (предоплаты);
д) при получении продавцом сумм, указанных в ст. 162 НК (счет-фактура составляется в 1 экз.).
Статья 162. Особенности определения налоговой базы с учетом сумм, связанных с расчетами по оплате товаров (работ, услуг)
1. Налоговая база, определенная в соответствии со статьями 153 - 158 настоящего Кодекса, увеличивается на суммы:
2) полученных за реализованные товары (работы, услуги) в виде финансовой помощи, на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов либо иначе связанных с оплатой реализованных товаров (работ, услуг);
3) полученных в виде процента (дисконта) по полученным в счет оплаты за реализованные товары (работы, услуги) облигациям и векселям, процента по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставками рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, действовавшими в периодах, за которые производится расчет процента;
4) полученных страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств контрагентом страхователя-кредитора, если страхуемые договорные обязательства предусматривают поставку страхователем товаров (работ, услуг), реализация которых признается объектом налогообложения в соответствии со статьей 146 настоящего Кодекса, за исключением реализации товаров, указанных в подпункте 1 пункта 1 статьи 164 настоящего Кодекса;
2. Положения пункта 1 настоящей статьи не применяются в отношении операций по реализации товаров (работ, услуг), которые не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), а также в отношении товаров (работ, услуг), местом реализации которых в соответствии со статьями 147 и 148 настоящего Кодекса не является территория Российской Федерации.
3. В налоговую базу не включаются денежные средства, полученные управляющими организациями, товариществами собственников жилья, жилищно-строительными, жилищными или иными специализированными потребительскими кооперативами, созданными в целях удовлетворения потребностей граждан в жилье и отвечающими за обслуживание внутридомовых инженерных систем, с использованием которых предоставляются коммунальные услуги, на формирование резерва на проведение текущего и капитального ремонта общего имущества в многоквартирном доме.
е) при осуществлении операций, указанных в пп.2 и 3 п.1 ст.146 НК (счет-фактура составляется в 1 экз.).
Статья 146
(пп.2 п.1) передача на территории Российской Федерации товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету (в том числе через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций;
(пп.3 п.1) выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления.
14. В части 2 Журнала учета не подлежат регистрации:
а) счета-фактуры (в том числе исправленные), составленные:
- продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в пп.2 и 3 п. 1 ст. 146;
- продавцом при получении сумм, указанных в статье 162;
б) корректировочные счета-фактуры (в т.ч. исправленные), выставленные:
продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при уменьшении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав.
15. В части 2 Журнала должны быть также зарегистрированы счета-фактуры, полученные:
продавцом от покупателя-налогоплательщика в связи с возвратом продавцу принятых покупателем на учет товаров.
16. Порядок ведения Журнала:
1) Журнал учета, составленный на бумажном носителе:
- подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем,
- прошнуровывается,
- его страницы пронумеровываются,
- скрепляются печатью организации.
2) Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде:
подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.
3) Контроль за правильностью ведения журнала учета осуществляет руководитель организации (уполномоченное им лицо) / индивидуальный предприниматель.
4) Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.
17. Порядок подбора документов к Журналу
Хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере выставления, составления, получения:
- счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные),
- подтверждения оператора электронного документооборота,
- извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного).
18. Хранению вместе с Журналом (в течение не менее 4 лет с даты последней записи в Журнале) подлежат следующие документы, не регистрируемые в журнале учета:
а) полученные документы:
- таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)),
(и) платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, - в отношении товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации;
- заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем),
(и) копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, - в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории государства - члена Таможенного союза;
- заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
- документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ или их нотариально заверенные копии;
- первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном пп.4 п. 3 ст. 170 НК РФ;
б) переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п.3 ст.170 НК РФ;
в) иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж:
- (в том числе) составленные налогоплательщиком, - бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с п. 6 ст. 171 НК.
