Письмом от 22.12.2011 № АС-4-2/21794@ ФНС России напомнила налоговым инспекторам, а также всем налогоплательщикам (юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям) о том, что в России с 1 января 2012 года действует новый порядок ведения кассовых операций.
Новый порядок вводится Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П.
Новое для индивидуальных предпринимателей
ФНС обращает внимание на то, что индивидуальные предприниматели обязаны:
- определять лимит остатка наличных денег;
- хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленных лимитов;
- оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами 0310001 и расходными кассовыми ордерами 0310002;
- обеспечивать наличие кассовых документов и других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
- вести кассовую книгу 0310004.
На заметку
Унифицированные формы по учету кассовых операций утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- приходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310001) – унифицированная форма № КО-1;
- расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002) – унифицированная форма № КО-2;
- кассовая книга (форма по ОКУД 0310004) – унифицированная форма № КО-4.
Сроки хранения кассовых документов
Сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, установлены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Этот приказ принят на основании п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно пункту 362 Перечня кассовые документы и книги подлежат хранению не менее 5 лет. При этом уничтожить их можно при условии проведения проверки (ревизии) за этот 5-летний период. Документы за необревизованный период, даже если он превышает 5-летний срок, не могут быть уничтожены.
Отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Административная ответственность
В письме ФНС указано, что административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотренная частью 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в равной степени распространяется и на организации, и на индивидуальных предпринимателей.
К нарушениям кассовой дисциплины относятся:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
На заметку
Согласно Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У расчеты наличными деньгами между организациями, индивидуальными предпринимателями, а также между организацией и индивидуальным предпринимателем не могут превышать 100 тыс. руб. в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами.
Вышеперечисленные нарушения влекут наложение штрафа:
- на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
Кого будут проверять в первую очередь
ФНС России обратила внимание налоговых инспекторов, что приоритетным является налоговый контроль за применением контрольно-кассовой техники и полноты учета выручки налогоплательщиками, не применяющими систему налогообложения в виде ЕНВД.
Особенности для платежных агентов
Платежный агент обязан вести раздельный учет:
- наличных денег, кроме денег, принятых им в качестве платежного агента;
- наличных денег платежного агента.
В связи с этим платежный агент:
а) при определении лимита остатка наличных денег не учитывает денежные средства, принятые им при осуществлении деятельности в качестве платежного агента;
б) на поступившие через ККТ денежные средства оформляет в конце дня два приходных кассовых ордера 030001:
- на сумму без учета наличных денег, принятых им как платежным агентом;
- на сумму денег, принятых им как платежным агентом;
в) ведет две кассовые книги 030004: без учета деятельности платежного агента и по деятельности платежного агента.
На заметку
Платежный агент – это юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц, направленных на исполнение денежных обязательств плательщика денежных средств перед поставщиком по оплате товаров (работ, услуг), в том числе внесение платы за жилое помещение и коммунальные услуги. За счет полученных от физических лиц денежных средств платежный агент осуществляет расчеты с поставщиками от имени физических лиц (статьи 2, 3 Федерального закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ).
