Доставка товаров покупателям на арендованном автотранспорте

Торговая организация занимается торговлей отделочными материалами. Хотим организовать платную доставку приобретенных покупателями товаров автотранспортом. На балансе организации автомобилей нет, но имеется возможность заключить договор с физлицом. Для списания ГСМ в расходы должны ли мы вводить водителя в штат организации и оформлять путевые листы? У нас нет ни медработника, ни механика. Если водитель будет работать по договору ГПХ, то будет ли организация налоговым агентом?

Торговая организация может заключить с физическим лицом договор аренды транспортного средства с экипажем.

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ).

Согласно п. 1 ст. 614 ГК РФ арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату). Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.

По общим правилам, установленным п. 2 ст. 614 ГК РФ, арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:

1) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;

2) установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;

3) предоставления арендатором определенных услуг;

4) передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;

5) возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.

Стороны могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды.

При заключении договора аренды автомобиля с экипажем с физическим лицом целесообразно определить цену договора, состоящую из 2-х частей:

- плата за аренду автомобиля;

- плата за услуги по управлению автомобилем.

При этом плата за аренду автомобиля и плата за услуги по управлению автомобилем облагаются НДФЛ. Кроме этого, плата за услуги по управлению автомобилем облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Арендная плата страховыми взносами не облагается.

На основании п.п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ организация-арендатор является налоговым агентом и, соответственно, при выплате физическому лицу – арендодателю арендной платы и платы за управление автомобилем должна удерживать из указанных выплат и перечислять в бюджет НДФЛ.

Для учета расходов на ГСМ рекомендуется заключить договор с организацией-владельцем сети АЗС на заправку топливом автомобилей по предоплаченным картам. По окончании каждого месяца организация-арендатор будет получать от АЗС накладные и счета-фактуры на фактически приобретенное топливо.

Для учета работы автомобиля и списания ГСМ рекомендуется разработать форму разъездной ведомости, в которой предусмотреть следующие реквизиты: дата, маршруты поездок, показания спидометра на начало поездки и по возвращении из поездки (или на начало и конец смены), подписи и расшифровка подписей водителя и ответственного лица от арендатора. Форму разъездной ведомости следует включить в договор аренды транспортного средства с экипажем в качестве приложения.

Списание ГСМ в расходы производится по окончании месяца на основании разъездных ведомостей и акта на списание.