Канцелярские расходы

Организация приобретает канцелярские принадлежности (ручки, карандаши, блокноты и т.п.) в магазине за наличный расчет. Как правильно оформить документы, чтобы списать в расходы канцелярию? Достаточно ли для этого чека ККТ, в котором указаны наименования товаров, их цена и общая стоимость?

Канцелярские принадлежности относятся к материалам.

Порядок бухгалтерского и материального (складского) учета материалов установлен ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н); Методическими указаниями по учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н); Инструкцией к Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Чек ККТ является документом, подтверждающим расходование подотчетным лицом (работником, которому выдан аванс на приобретение канцтоваров) конкретной суммы денежных средств. Чек ККТ прилагается как оправдательный документ к авансовому отчету (форма № АО-1).

На основании данных чека ККТ (о количестве и цене приобретенных товаров) бухгалтер составляет приходный ордер (форма № М-4), на основании которого канцелярские принадлежности приходуются по дебету субсчета 10-1 по каждому наименованию. В приходном ордере М-4 расписывается материально ответственное лицо, которому для хранения переданы канцтовары.

Выдачу канцелярских принадлежностей работникам можно оформлять ведомостью, которая открывается на месяц. В этой ведомости работники расписываются за полученные карандаши, ручки, бумагу и т.д. В конце месяца материально ответственное лицо (лица) сдает ведомость в бухгалтерию. На основании ведомости (ведомостей) составляется единый акт на списание канцтоваров в расходы. При таком варианте учета формы ведомости и акта необходимо утвердить в составе учетной политики.

Выдачу канцелярских принадлежностей работникам можно оформлять требованием-накладной (форма М-11) или лимитно-заборной картой (форма М-8). При этом такой документ должен оформляться на каждого работника. В данном случае списание канцтоваров в расходы осуществляется на основании требования-накладной или лимитно-заборной карты.