Подтверждение расходов на оплату билетов и разных сборов: ЭМД, маршрут/квитанция, К-95

Командированные сотрудники организации приобретают авиабилеты в разных авиакассах (агентствах) и, соответственно, сдают вместе с авансовым отчетом разные документы – электронные авиабилеты, ЭМД, квитанции К-95. Можем ли мы принимать эти документы (вместо чеков ККТ) как подтверждающие фактически произведенную сотрудниками оплату из подотчетных денег?

Согласно п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Услуги пассажирского воздушного транспорта относятся к услугам населению (код по ОКУН – 021400).

Примечание. ОКУН – Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163.

Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 утверждено Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее - Положение).

В Информационном письме Минфина РФ от 22.08.2008 г. разъяснено, что если иное не предусмотрено пунктами 5 и 6 Положения, организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники вправе использовать самостоятельно разработанный документ, в котором должны содержаться реквизиты, установленные пунктом 3 Положения. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

Согласно п. 5 Положения в случае, если в соответствии с законодательством РФ федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, такие федеральные органы исполнительной власти утверждают указанные формы бланков документов для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Пунктом 7 Положения установлено, что перечень сведений, содержащихся в документах, указанных в пунктах 5 и 6 Положения, устанавливается федеральными органами исполнительной власти, наделенными полномочиями по утверждению форм бланков документов. Формы бланков документов, утверждаемые в соответствии с пунктами 5 и 6 Положения, применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых эти формы утверждены.

Согласно п. 4 ст. 105 Федерального закона от 19.03.1997 № 60-ФЗ «Воздушный кодекс РФ» формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, грузовой накладной, почтовой накладной, иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, груза, почты, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта.

Согласно п. 5.2.3 Положения о Министерстве транспорта РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395, указанный орган федеральной исполнительной власти наделен полномочиями утверждать формы билета, багажной квитанции и грузовой накладной в гражданской авиации.

Пунктом 11 Положения установлено, что формирование бланков документов строгой отчетности может производиться с использованием автоматизированной системы.

Электронный авиабилет

Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 утверждена форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации (далее – Приказ № 134). Приказом Минтранса РФ от 18.05.2010 № 117 в Приказ № 134 были внесены изменения, вступившие в силу с 04.07.2010 г.

В пункте 1 Приказа № 134 (в редакции, действующей с 04.07.2010) указано, что форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации установлена в соответствии с пунктами 5 и 7 Положения.

Пунктом 2 приказа № 134 (в редакции, действующей с 04.07.2010) установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Электронный билет формируется с использованием автоматизированной системы (п. 3 Приложения к Приказу № 134). Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру обязательно (пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу № 134).

Таким образом, с 04.07.2010 г. в случаях оформления электронного пассажирского билета и багажной квитанции и взимания с покупателей платы наличными денежными средствами или посредством платежных карт без применения ККТ обязательным и достаточным является выдача (предоставление в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) покупателю маршрут/квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) в качестве бланка строгой отчетности, подтверждающего произведенную покупателем оплату. Иной документ, подтверждающий оплату, оформлять не требуется.

Электронный многоцелевой документ (ЭМД)

Приказом Минтранса от 18.05.2010 № 116 (далее – Приказ № 116) утверждена форма электронного многоцелевого документа.

Пунктом 2 приказа № 116 установлено, что квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Согласно п.1 Приложения к Приказу № 116 электронный многоцелевой документ используется при оказании услуг пассажирам (в том числе дополнительных услуг, оказываемых в соответствии с Федеральными авиационными правилами, утв. Приказом Минтранса РФ от 28.07.2007 № 82), взимании сборов и платы, в котором информация об услуге, сборе или плате представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный многоцелевой документ формируется с использованием автоматизированной системы (п. 3 Приложения к Приказу № 116)

При расчетах наличными денежными средствами и (или) и использованием платежных карт без применения ККТ квитанция оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру/лицу, оплатившему услугу, обязательно. Квитанция является документом строгой отчетности (пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу № 116).

Обязательные реквизиты квитанции указаны в пп. 2 (а) п. 1 к Приказу № 116:

сведения о пассажире/лице, оплатившем услугу (фамилия и другие сведения в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными нормами);

наименование и (или) код услуги, сбора или платы;

описание услуги, сбора или платы (по усмотрению);

номер документа, к которому оформляется электронный многоцелевой документ (если применяется);

наименование и (или) код перевозчика/организации, оказывающей услугу;

наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса (если применяется);

тариф/сбор/плату;

эквивалент тарифа/сбора/платы (если применяется);

итоговая стоимость;

форма оплаты;

сборы (если применяются);

дата оформления;

наименование агентства/перевозчика, оформившего электронный многоцелевой документ;

уникальный номер электронного многоцелевого документа.

Таким образом, выдача (направление в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) покупателю квитанции электронного многоцелевого документа, содержащей обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса от 18.05.2010 № 116, является выдачей бланка строгой отчетности, подтверждающего получение оплаты от покупателя наличными денежными средствами (посредством платежной карты). В случаях оформления электронного многоцелевого документа и выдачи (направления) покупателю квитанции электронного многоцелевого документа оформлять иной бланк строгой отчетности не требуется.

Квитанция К-95

Форма квитанции разных сборов К-95 была введена письмом Минфина РФ от 29.05.1998 № 16-00-27-23 (п. 2). В письме Минфина этот документ называется «нейтральная квитанция разных сборов», предназначенная для оформления разных сборов вручную.

Пунктом 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 установлено, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (до 12.04.2005 г.), могут применяться до 1 декабря 2008 г.

Начиная с 01.12.2008 г. применяемые организацией бланки строгой отчетности (кроме бланков, поименованных в п.п. 5 и 6 Положения), должны быть утверждены приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом Постановлением № 359 не установлен запрет на утверждение приказом по организации (или индивидуальным предпринимателем) ранее применявшихся бланков, содержащих все обязательные реквизиты, установленные пунктом 3 Положения.

Таким образом, если квитанция К-95 изготовлена типографским способом, содержит обязательные реквизиты, указанные в п. 3 Положения, и обязательные сведения об изготовителе бланка, указанные  в п. 4 Положения, то организация (индивидуальный предприниматель) - получатель средств по такой квитанции вправе утвердить ее в качестве бланка строгой отчетности и, соответственно, выдавать покупателям (клиентам) при приеме наличных денежных средств (при расчетах платежными картами).