Приобретение проездных электронных билетов на общественный транспорт: бухгалтерский учет и налогообложение

Наша организация приобретает электронные проездные билеты на общественный транспорт для поездок работников во время рабочего дня по служебным делам (бухгалтер-кассир, курьер, завхоз и др.). По мере расходования средств электронные билеты пополняются. Как нам учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете по налогу на прибыль? Какие надо оформить документы?

Приобретение электронных проездных билетов для оплаты служебных разъездов сотрудников должно регламентироваться локальными документами организации:

1) правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В ПВТР необходимо установить перечень должностей сотрудников, чья работа связана со служебными разъездами в течение рабочего дня; определить, что для оплаты указанных разъездов организация приобретает проездные билеты на общественный транспорт;

2) должностными инструкциями соответствующих сотрудников, в которых указано, что в их служебные обязанности входят поездки по служебным делам в течение рабочего дня. Например, в должностной инструкции бухгалтера может быть записано, что в обязанности бухгалтера входят поездки в банк, налоговую инспекцию и др.;

3) приказом руководителя о приобретении проездных билетов для оплаты служебных разъездов сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями. В приказе следует привести перечень этих сотрудников (по должностям).

Приобретенные проездные билеты являются денежными документами и отражаются по дебету субсчета 50-3 по цене приобретения.

Например, кассир (иной сотрудник) получил 200 руб. под отчет для приобретения 2-х электронных проездных билетов: Дебет 71 Кредит 50-1 – 200 руб.

Приобретенные билеты оприходованы как денежные документы: Дебет 50-3 Кредит 71 – 200  руб.

Один билет выдан курьеру: Дебет 71, субсчет «Денежные документы» (курьер) Кредит 50-3 – 100 руб.

В течение месяца курьер ведет разъездную ведомость, в которой фиксирует свои поездки (дата и место назначения), а по окончании месяца отражает итоговую израсходованную сумму. На основании этой ведомости в бухгалтерском и налоговом учете списываются затраты на проезд сотрудника на общественном транспорте.

Например, курьер за месяц израсходовал 90 руб. В учете сделана проводка: Дебет 26 Кредит 71, субсчет «Денежные документы» (курьер) - 90 руб.

Для целей налогообложения указанные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В дальнейшем пополнение карты курьера денежными средствами отражается проводкой Дебет 71, субсчет «Денежные документы» (курьер) Кредит 50-1.

Если приобретается электронный проездной билет, который выдается разным сотрудникам при необходимости совершить служебную поездку, то следует назначить ответственное лицо, которое выдает этот билет и фиксирует поездки сотрудников в общей разъездной ведомости. В этом случае расходы на поездки списываются на основании общей ведомости: Дебет 26  Кредит 71, субсчет «Денежные документы» (ответственный сотрудник).

Порядок выдачи (возврата) денежных документов, форму разъездной ведомости, порядок сдачи отчета в бухгалтерию следует закрепить в локальном нормативном документе организации. Его можно назвать «Положение об обеспечении сотрудников электронными проездными билетами для поездок на общественном транспорте» и сделать приложением к ПВТР.