Правовые основы
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (сверх 28 календарных дней) предоставляются:
- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
- работникам, имеющим особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);
- работникам с ненормированным рабочим днем (продолжительность устанавливается коллективным договором не менее 3 дней) (ст. 119 ТК РФ);
- работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (перечень утвержден Постановлением Совета Министров СССР от 03.01.1983 № 12);
- в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Работодатели могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами (ст. 115 ТК РФ).
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях, максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала (ст. 123 ГК РФ). График отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (ст. 126 ТК РФ).
Расчет отпускных
Порядок исчисления суммы отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск установлен ст. 139 ТК РФ и п.п. 9 – 12, 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работнику предоставляется отпуск, путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней):
СД = ЗПр : 29,4 : 12, где
СД – средний дневной заработок;
ЗПр – сумма начисленной за расчетный период заработной платы.
Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней в периоде, подлежащем оплате:
О = СД х КД, где
О – сумма отпускных (компенсации за отпуск);
КД – количество календарных дней отпуска.
Пример
Работник идет в отпуск с 01.08.2011 по 05.09.2012 (36 календарных дней). Расчетный период с 01.08.2011 по 31.07.2012 работник отработал полностью. За этот период его заработок составил 420 000 рублей. Среднедневной заработок для оплаты отпуска – 1 190,48 руб. (420 000 : 29, 4 : 12), сумма отпускных – 42 857,28 руб. (1 190,48 руб. х 36 календарных дней).
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в установленном порядке, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Формула расчета среднедневного заработка для не полностью отработанного расчетного периода:
СД = ЗПр / [(29,4 х КПМ) + Σ (29,4 : КДм х КДо)], где
СД – средний дневной заработок;
ЗПр – заработная плата, фактически начисленная за расчетный период;
КПМ – количество полностью отработанных календарных месяцев;
КДм – количество календарных дней в месяце, отработанном не полностью;
КДо – количество фактически отработанных календарных дней в неполном месяце.
Сумма отпускных рассчитывается по формуле:
О = СД х КД, где
О – сумма отпускных;
КД – количество календарных дней отпуска.
Пример
Работник идет в отпуск с 01.08.2011 по 05.09.2012 (36 календарных дней). Расчетный период с 01.08.2011 по 31.07.2012 работник отработал полностью. Из расчетного периода исключаются:
- время болезни с 10.10.2011 по 20.10.2011 – 11 календарных дней;
- отпуск без сохранения заработной платы с 26.12.2011 по 30.12.2011 – 5 календарных дней;
- командировка с 09.04.2012 по 12.04.2012 – 4 календарных дня.
Фактически начисленная работнику заработная плата за расчетный период (без учета пособия по временной нетрудоспособности и среднего заработка за дни командировки) составила 420 000 рублей.
Для подсчета среднедневного заработка определяют:
1) количество отработанных полностью месяцев – 9;
2) количество календарных дней в неполных месяцах и количество отработанных календарных дней в этих месяцах:
- октябрь 2011 г. – 31 и 20;
- декабрь 2011 г. – 31 и 26;
- апрель 2012 г. – 30 и 26.
Средний заработок для отпуска: 420 000 руб. : [(29,4 х 9) + (29,4 : 31 х 20) + (29,4 : 31 х 26) + (29,4 : 30 х 26)] = 420 000 руб. : 333,71 календарных дней = 1 258,58 руб.
Сумма отпускных: 1 258,58 руб. х 36 календарных дней = 45 308,88 руб.
В случаях, когда работник работает на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня), сумма отпускных рассчитывается аналогичным образом:
- если расчетный период отработан полностью, то средний дневной заработок определяется путем деления фактического заработка за расчетный период на 29, 4 и на 12;
- если расчетный период отработан не полностью, то средний заработок исчисляется путем деления фактического заработка за расчетный период на количество дней и неполных месяцев в этом периоде: (29,4 х количество полных месяцев) + (количество календарных дней неполных месяцев).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. А сумма отпускных – путем умножения среднедневного заработка на количество рабочих дней отпуска.
Отражение в бухгалтерском учете
Отпускные, причитающиеся к выплате работнику, отражаются по кредиту балансового счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции:
- со счетами учета затрат на производство (20, 23, 25, 26, 29);
- со счетом учета расходов на продажу готовой продукции, издержек обращения в торговле (44);
- со счетом учета резервов в случаях, когда организация образует резерв на оплату отпускных (96).
Одновременно необходимо начислить на сумму отпускных страховые взносы на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование в корреспонденции с теми же счетами, что и отпускные:
Дебет 20, 23, 25, 26, 29 Кредит 69;
Дебет 44 Кредит 69;
Дебет 96 Кредит 69.
Из начисленных отпускных надо удержать НДФЛ: Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».
Согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала. В связи с этим, работодатель обязан начислить и отразить в учете отпускные, причитающиеся к выплате работнику, именно в этот срок.
Что касается «переходящих» отпусков, которые начинаются в одном месяце и заканчиваются в другом, то, по нашему мнению, их надо полностью относить на соответствующие счета учета затрат в том месяце, в котором у работодателя возникает обязанность по выплате отпускных. Это следует из п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утв. Приказом Минфина РФ от 06.05. 1999 № 33н), согласно которому расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.
Однако некоторые бухгалтеры, исходя из того же п. 18 ПБУ 10/99, относят «переходящие» отпускные в расходы в тех месяцах, на которые приходится отпуск. При этом по кредиту балансового счета 70 отражается вся сумма отпускных, причитающихся к выплате работнику, а по дебету на счета учета затрат относится только сумма, относящаяся е текущему месяцу. Сумма отпускных, приходящаяся на следующий месяц, относится в дебет балансового счета 97 «Расходы будущих периодов». На следующий месяц сумма отпускных, учтенная по дебету счета 97, списывается в расходы (Дебет 20, 23, … Кредит 97). Такой метод учета отпускных применяют с целью избежать разниц между бухгалтерским и налоговым учетом.
Налогообложение
Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль. Пунктом 4 ст. 272 НК РФ установлено, что расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно, исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда.
По мнению Минфина РФ, расходы по «переходящим» отпускам следует распределять пропорционально дням отпуска, которые приходятся на каждый отчетный (налоговый) период (см. письма от 23.12.2010 № 03-03-06/1/804, от 01.06.2010 № 03-03-06/1/362).
