Порядок оформления прекращения трудового договора (приказ, записка-расчет)

"НВ" выпустили очередной бюллетень "Настольная книга индивидуального предпринимателя. практическое пособие" (автор - я). Предлагаю параграф и приложение (практический пример) из этого бюллетеня. Этот порядок применяется всеми работдателями (ИП и юрлицами).

Общий порядок оформления прекращения трудового договора изложен в статье 84.1 ТК РФ.

Прекращение трудовых отношений оформляется приказом унифицированной формы № Т-8. С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись. Если работник отказывается ставить свою подпись на приказе, то об этом производится соответствующая запись на приказе. Так же поступают в случае, когда по каким-либо причинам приказ об увольнении невозможно довести до сведения работника.

В день увольнения (последний день работы) работнику должны выдать трудовую книжку, произвести причитающиеся ему выплаты (заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и др.) Расчет выплат производится в «Записке-расчете» унифицированной формы № Т-61.

По письменному заявлению работника в день увольнения ему  безвозмездно выдаются заверенные и скрепленные печатью (при наличии) копии документов, связанных с его работой. Примерный перечень таких документов содержится в статье 62 ТК РФ. Это – копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование; справка о периоде работы у данного работодателя и др.

Запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи соответствующего законодательного акта (основание – ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Если в день увольнения работник отсутствовал на работе, либо отказался получить трудовую книжку, то работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. С этого дня работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

По письменному обращению работника, не получившего после увольнения трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее не позднее 3-х рабочих дней со дня обращения бывшего работника.

Описание порядка увольнения работника на практическом примере, а также заполненные формы документов № Т-8 и № Т-61 для этого примера приведены в приложениях.

Увольнение работника

(порядок оформления на примере)

4 июня 2012 года дворник Свиридов подал заявление на увольнение с 18 июня 2012 года, то есть за две недели до расторжения трудового договора.

Примечание. Согласно статье 80 ТК РФ течение двухнедельного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

18 июня 2012 года – последний день работы дворника. К этому дню бухгалтерия должна подготовить расчет причитающихся выплат работнику, которые производятся в последний день работы увольняющегося работника. В этот же день работника под расписку должны ознакомить с приказом на увольнение унифицированной формы № Т-8, а также выдать ему трудовую книжку.

В заголовочной части приказа на увольнение стоит пометка «(ненужное зачеркнуть)». В действительности, при увольнении работника одновременно происходят два действия, что следует из формулировок Трудового кодекса, а именно: прекращение трудового договора и увольнение работника. Поэтому в приказе, как правило, заполняют обе строки: о трудовом договоре, который расторгается, и о дате увольнения работника.

В приказе на увольнение по строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» запись производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на пункт и статью, на основании которой производится увольнение работника. О том, как правильно сделать запись в трудовой книжке, говорится в разделе II Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 255. Так, пунктом 15 установлено, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (кроме оснований, указанных в пунктах 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой этой статьи.

Поэтому в приказе на увольнение дворника Свиридова А.П. сделана запись:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

На основании приказа об увольнении сделана запись в Личной карточке Свиридова (форма № Т-2), в его Лицевом счете (форма № Т-54) и в трудовой книжке. Как и в приказе, эти записи произведены в строгом соответствии с формулировками Трудового кодекса. С записью об увольнении, сделанной в Личной карточке, Свиридова ознакомили под роспись.

Расчет с работником при увольнении производится по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

На предприятии Индивидуального предпринимателя Николаева В.С. выплачивают заработную плату 2 раза в месяц в следующем порядке:

- 20 числа текущего месяца - за 1-ю половину этого же месяца (аванс);

 - 5-го числа следующего месяца – за 2-ю половину предыдущего месяца. 

Свиридов увольняется 18 июня. Следовательно, при увольнении ему необходимо выплатить заработную плату за период с 1 июня по 18 июня включительно.

Произведем расчет заработной платы Свиридова за июнь по день увольнения:

Исчисленную сумму заработка в размере оклада и надбавок (районного коэффициента и процентной надбавки) отразим в Записке-расчете в разделе «Расчет выплат» в графах 10 и 11 соответственно.

Кроме заработной платы, Свиридову необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Продолжительность ежегодного отпуска составляет 36 календарных дней.

Сведения об использованных Свиридовым отпусках содержатся в его личной карточке (форма № Т-2). Ниже приведена выписка из этой карточки:

На день увольнения Свиридов не использовал отпуск за период с 12.03.2012 г. по 18.06.2012 г., то есть за 3 полных месяца.

Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска, за которые Свиридову следует выплатить компенсацию: 36 дн. : 12 мес. х 3 мес. = 9 дн.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней) (ст. 139 ТК РФ).

Расчетным периодом для исчисления компенсации за неиспользованный отпуск Свиридову является период с июня 2011 г. по май 2012 г. Этот период работником отработан полностью.

В расчетном периоде было повышение окладов по предприятию в целом. Это произошло в январе 2012 г. До повышения заработной платы оклад Свиридова составлял 5 000 рублей, а с учетом районного коэффициента и процентной надбавки его ежемесячный заработок равнялся 8 000 руб. После повышения - оклад составил 7 000 руб., а сумма ежемесячного заработка с учетом надбавок – 11 200 руб.

Поскольку повышение заработной платы произошло в расчетный период, то выплаты, произведенные работнику в предшествующие повышению зарплаты месяцы, пересчитываются с учетом повышающего коэффициента. Повышающий коэффициент определяют путем деления нового оклада на предыдущий оклад. Рассчитаем этот коэффициент для нашего примера: 11 200 / 8 000 = 1,4.

Теперь рассчитаем заработок Свиридова за расчетный период с применением повышающего коэффициента:

Поскольку расчетный период отработан Свиридовым полностью, и в нем нет периодов, которые следовало бы из него исключить согласно пункту 5 Порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922), то средний дневной заработок для оплаты компенсации за отпуск рассчитаем следующим образом: 134 400 руб. : 12 мес. : 29,4 = 380,95 руб.

Соответственно, сумма компенсации за неиспользованный отпуск, которую надо выплатить Свиридову, составит: 380,95 руб. х 9 дн. = 3 428,55 руб.

Теперь перенесем полученные результаты в Записку-расчет в раздел «Расчет оплаты отпуска» и заполним графы 1-9. При этом количество календарных дней расчетного периода рассчитаем так: 29,4 дн. х 12 мес. = 352,8 дн.

Сумму за отпуск перенесем из графы 9 в графу 12 и завершим заполнение раздела «Расчет выплат»:

1) рассчитаем итоговую сумму начисленных выплат:

графа 13 = графа 10 + графа 11 + графа 12 или в цифрах: 3 850 + 2 310 + 3 428,55 = 9 588,55 руб.;

2) удержим из начисленной суммы налог на доходы физических лиц (НДФЛ):

9 588,55 руб. х 13% = 1 247 руб. (НДФЛ исчисляется только в целых рублях). Отразим полученную сумму в графе 14;

3) других удержаний, кроме НДФЛ, у Свиридова нет. Поэтому в графу 16 перенесем показатель из графы 14;

4) заработная плата на предприятии за 2-ю половину месяца выдается 5-го числа следующего месяца. Заработную плату за май выплатили работникам 5 июня. Следовательно, у организации нет задолженности перед Свиридовым по выплате заработной платы, и в графе 17 поставим прочерк;

5) аванс (зарплата за 1-ю половину месяца) выдается на предприятии 20 числа. Следовательно, Свиридов, который увольняется 18 числа аванс не получал, поэтому в графе 18 также ставим прочерк;

6) определим сумму к выплате: графа 19 = графа 13 – графа 16 или на цифрах: 9 588,55 – 1247 = 8 341,55 руб.

Итак, 18 июня (в день увольнения) Свиридову должны выплатить 8 341,55 руб. Это и будет окончательный расчет с работником, который увольняется.