В письмах Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291 и Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1 рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся оформления и учета служебных командировок, в том числе однодневных, а также возмещения командировочных расходов. По некоторым вопросам выводы двух ведомств не совпадают. Предлагаю читателям те варианты ответов, которые наиболее полно удовлетворяют требованиям налогового законодательства об экономическом обосновании и документальном подтверждении расходов.
Порядок направления работников в служебные командировки
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение).
Положением предусмотрено, что:
- срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4);
- цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6);
- фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник (п. 7).
Направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения оформляет и подписывает соответствующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а именно:
- приказ о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-11).
По мнению Минтруда, указанные формы документов являются обязательными для применения работодателями при направлении работников в служебные командировки
Как отмечает Роструд в своем письме, согласно п. 7 Положения, в случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Учет рабочего времени командированного работника
Дни командировки (включая выходные) отмечаются в табеле учета рабочего времени организации (унифицированные формы № Т-12 или № Т-13) в следующем порядке:
- дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" или "06" (служебная командировка);
- количество отработанных часов не проставляется;
- если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03";
- количество часов, отработанных в выходной день проставляется в случаях, когда работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в выходной день.
Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:
- сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения):
- расходы по проезду и найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Пунктом 3 данного Постановления определено, что расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 того же Постановления, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), организации возмещают за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне.
Обратите внимание!
Трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (п. 3 письма Минтруда № 14-2-291, п. 3 письма Роструда № 164-6-1).
Документальное оформление командировочного удостоверения
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (п. 7 Положения):
- дату приезда в пункт (пункты) назначения;
- и дату выезда из него (из них).
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
Согласно Письму Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Обратите внимание!
Указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации (п. 4 письма Минтруда № 14-2-291).
Оформление однодневных командировок
Положение предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно - при командировке за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение, в том числе при командировке на один день (п. 5 письма Роструда № 164-6-1).
Оформление заграничных командировок
В соответствии с п. 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Суточные при однодневных командировках
По общему правилу суточные выплачиваются в размере, установленном работодателем. При этом пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлены ограничения по размеру суточных, освобождаемых от налогообложения НДФЛ.
Вопрос о необлагаемом размере суточных при однодневных командировках рассмотрен в письме Минфина РФ от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.
Как указано в письме Минфина, денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя. Соответственно, они не облагаются НДФЛ в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.
При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.09.2012 № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке.
Указанное письмо доведено до сведения налоговых органов и налогоплательщиков письмом ФНС России от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5200@.
