Оформление командировки
Порядок направления и оформления служебных командировок регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение).
Направление сотрудника в командировку за пределы территории РФ оформляется в общеустановленном порядке:
- приказом (формы № Т-9 или № Т-9а);
- служебным заданием (форма № Т-10а).
При этом командировочное удостоверение (форма № Т-10а) оформляется только при командировании работника в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. В иные страны командировочное удостоверение не оформляется. Основание – п. 15 Положения.
Время фактического нахождения работника в заграничной командировке при отсутствии командировочного удостоверения определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ. По возвращении из заграничной командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы Российской Федерации.
Унифицированные формы для оформления командировок утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Командировочные расходы
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работнику, направляемому в командировку, в том числе за границу, возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом возмещение командировочных расходов производится работодателем в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).
Суточные
Во время пути суточные выплачиваются в соответствии с нормами, установленными локальным нормативным актом организации, в таком порядке (п.п. 17 и 18 Положения):
- при проезде по территории РФ - в размерах, установленных для командировок в пределах территории РФ;
- при проезде по территории иностранного государства - в размерах, установленных для командировок на территории иностранных государств;
- при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
- при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;
- при направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
Суточные в страны СНГ
При направлении работника в командировку в страны СНГ, когда при въезде и выезде пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. Основание – п. 19 Положения.
Суточные при однодневной командировке на территории иностранного государства
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных (п. 20 Положения).
Выдача аванса в валюте
Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с загранкомандировкой, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 закона к разрешенным относятся валютные операции:
- по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации;
- при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Порядок выдачи наличной иностранной валюты на командировочные расходы установленном Указанием Банка России от 14.08.2008 № 2054-У. Согласно п. 2.1 Указаний выдача наличной иностранной валюты организации оформляется на основании письма на получение наличной иностранной валюты, составленного организацией в произвольной форме. В письме на получение наличной иностранной валюты указываются: наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости - по номиналам).
Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати (при наличии), заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати.
Неизрасходованную сумму аванса организация должна сдать в банк.
Выдача аванса в рублях
Организация может выдать работнику аванс наличными денежными средствами в рублях с тем, чтобы он самостоятельно приобрел иностранную валюту в банке в качестве физического лица.
Организация также может перечислить денежные средства на карточный счет работника, либо выдать работнику корпоративную карту, которой он сможет рассчитываться за границей.
Оправдательные документы
К авансовому отчету должны быть приложены:
- ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы,
- командировочное удостоверение (в страны СНГ);
- документы о найме жилого помещения;
- документы о фактических расходах по проезду;
- справки о покупке валюты (если работник покупал иностранную валюту самостоятельно);
- документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.
Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом организации. При этом перевод документов должна обеспечить организация (см. письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).
Авансовый отчет при получении аванса в валюте
Согласно приложению к ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» расходы, связанные со служебными командировками за пределы территории РФ, произведенные в иностранной валюте, признаются на дату утверждения авансового отчета. Аналогичная норма содержится в пп. 5 п. 7 с учетом п. 10 ст. 272 НК РФ для признания расходов на командировки для целей налогообложения прибыли.
Авансовый отчет при получении аванса в рублях
ФНС России в письме от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 разъяснила следующее.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.
В случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. В этом случае сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.
